IF Formula Excel - Declaraciones If Then

Descargar libro de trabajo de ejemplo

Descarga el libro de trabajo de ejemplo

Este tutorial demuestra cómo utilizar el Función SI de Excel en Excel para crear declaraciones If Then.

Descripción general de la función IF

La función IF Comprueba si se cumple una condición. Si es VERDADERO, haga una cosa, si es FALSO, haga otra.

Para usar la función de hoja de cálculo IF Excel, seleccione una celda y escriba:

(Observe cómo aparecen las entradas de la fórmula)

Sintaxis y entradas de la función IF:

1	= SI (prueba_lógica, valor_si_verdadero, valor_si_falso)

prueba lógica - Expresión lógica. Ejemplo: A1> 4.

valor_si_verdadero - Valor o cálculo a realizar si la expresión lógica es VERDADERA.

valor_si_falso - Valor o cálculo a realizar si la expresión lógica es FALSA.

SI es una función "condicional". Esto significa que define una prueba lógica y devolverá un valor si esa prueba se evalúa como verdadera y un valor diferente si es falsa.

Cómo utilizar la función SI

Aquí tienes un ejemplo muy básico para que veas lo que quiero decir. Intente escribir lo siguiente en Excel:

1	= SI (2 + 2 = 4, "Es cierto", "¡Es falso!")

Dado que 2 + 2 de hecho es igual a 4, Excel devolverá "¡Es cierto!". Si usamos esto:

1	= SI (2 + 2 = 5, "Es cierto", "¡Es falso!")

Ahora Excel devolverá "¡Es falso!", Porque 2 + 2 no es igual a 5.

A continuación, le indicamos cómo puede utilizar IF en una hoja de cálculo.

1	= SI (C4-D4> 0, C4-D4,0)

Ejecuta un bar de deportes y establece límites de pestañas individuales para diferentes clientes. Ha configurado esta hoja de cálculo para verificar si cada cliente está por encima de su límite, en cuyo caso los cortará hasta que paguen su cuenta.

Verifica si C4-D4 (el monto de la pestaña actual menos su límite) es mayor que 0. Esta es su prueba lógica. Si esto es cierto, SI devuelve "Sí"; debe cortarlos. Si esto es falso, SI devuelve "No" - les permite seguir bebiendo.

¿Qué pasa si puedo volver?

Arriba, devolvimos una cadena de texto, "Sí" o "No". Pero también puede devolver números o incluso otras fórmulas.

Supongamos que algunos de sus clientes tienen grandes pestañas. Para desalentar esto, comenzará a cobrar intereses a los clientes que superen su límite.

Puedes usar IF para eso:

1	= SI (C4> D4, C4 * 0.03,0)

Si la pestaña es superior al límite, devuelve la pestaña multiplicada por 0,03, lo que devuelve el 3% de la pestaña. De lo contrario, devuelva 0: no están sobre su pestaña, por lo que no cobrará intereses.

Usando IF con AND

Puede combinar SI con la función Y de Excel <>. Use esto en la prueba lógica, que le permite especificar dos o más condiciones para probar. Excel solo devolverá VERDADERO si TODAS las pruebas son verdaderas.

Entonces, implementó su tasa de interés. Pero algunos de sus clientes habituales se quejan. Siempre han pagado sus cuentas en el pasado, ¿por qué los está tomando medidas enérgicas ahora? Se te ocurre una solución: no cobrarás intereses a ciertos clientes de confianza.

Crea una nueva columna en su hoja de cálculo para identificar clientes confiables y actualiza su declaración IF con una función AND:

1	= SI (Y (C4> D4, F4 = "No"), C4 * 0.03,0)

Veamos la parte AND por separado:

1	Y (C4> D4, F4 = "No")

Tenga en cuenta las dos condiciones:

• C4> D4: comprobar si superan el límite de pestañas, como antes
• F4 = "No": este es el nuevo bit, verificando si no es un cliente de confianza

Así que ahora solo devolvemos la tasa de interés si el cliente está sobre su pestaña, Y tenemos "No" en la columna de cliente de confianza. Tus clientes habituales vuelven a estar felices.

Lea más en la página principal de la función AND de Excel <>.

Usando IF con OR

OR es otra de las funciones lógicas de Excel. Como Y, le permite definir más de una condición. Pero a diferencia de Y, devolverá VERDADERO si CUALQUIERA de las pruebas que defina es verdadera.

Quizás el hecho de que los clientes pasen por encima de su cuenta no sea la única razón por la que los cortaría. Tal vez le des a algunas personas una prohibición temporal por otras razones, quizás apostando en las instalaciones.

Entonces, agrega una nueva columna para identificar a los clientes prohibidos y actualiza su "¿Cortar?" columna con una prueba OR:

1	= SI (O (C4> D4, E4 = "Sí"), "Sí", "No")

Mirando solo la parte OR:

1	O (C4> D4, E4 = "Sí")

Hay dos condiciones:

• C4> D4: comprobar si superan el límite de pestañas
• F4 = "Sí": la parte nueva, verificando si están actualmente prohibidos

Esto se evaluará como verdadero si están por encima de su pestaña, o si hay un "Sí" en la columna E. Como puede ver, Harry está cortado ahora, aunque no haya superado su límite de pestaña.

Lea más en la página principal de Excel OR Function <>.

Usando IF con XOR

XOR es otra función lógica, que devuelve el "O exclusivo". Esto es un poco menos intuitivo que los anteriores que hemos discutido.

En casos simples, define dos condiciones y XOR devolverá:

• VERDADERO si cualquiera de los argumentos es verdadero (igual que un OR normal)
• FALSO si ambos argumentos son verdaderos
• FALSO si ambos argumentos son falsos

Un ejemplo podría aclarar esto. Imagina que quieres empezar a dar bonificaciones mensuales a tu personal:

• Si venden más de $ 800 en comida o más de $ 800 en bebidas, les darás una bonificación de la mitad
• Si venden más de $ 800 en ambos, les darás un bono completo
• Si venden menos de $ 800 en ambos, no obtienen ningún bono.

Ya sabes cómo hacer ejercicio si obtienen el bono completo. Solo usaría IF con AND, como se describió anteriormente.

1	= SI (Y (C4> 800, D4> 800), "Sí", "No")

Pero, ¿cómo averiguaría quién recibe la mitad de la bonificación? Ahí es donde entra XOR:

1	= SI (XOR (C4> = 800, D4> = 800), "Sí", "No")

Como puede ver, las ventas de bebidas de Woody's superaron los $ 800, pero no las ventas de alimentos. Entonces obtiene la mitad de la bonificación. Lo contrario es cierto para el entrenador. Diane y Carla vendieron más de $ 800 por ambos, por lo que no obtienen la mitad de la bonificación (ambos argumentos son VERDADEROS), y Rebecca ganó por debajo del umbral para ambos (ambos argumentos FALSO), por lo que la fórmula nuevamente devuelve "No".

Lea más en la página principal de la función Excel XOR <>.

Usando IF con NOT

NOT es otra de las funciones lógicas de Excel, que se usa muy comúnmente con IF.

NO invierte el resultado de una prueba lógica. En otras palabras, comprueba si no se ha cumplido una condición.

Puedes usarlo con IF así:

1	= SI (Y (C3> = 1985, NO (D3 = "Steven Spielberg")), "Mirar", "No mirar")

Aquí tenemos una tabla con datos sobre algunas películas de los 80. Queremos identificar películas lanzadas en 1985 o después, que no fueron dirigidas por Steven Spielberg.

Debido a que NOT está anidado dentro de una función AND, Excel lo evaluará primero. Luego usará el resultado como parte del AND.

Lea más en la página principal sobre la función NO de Excel <>.

Declaraciones IF anidadas

También puede devolver una declaración IF dentro de su declaración IF. Esto le permite realizar cálculos más complejos.

Volvamos a la mesa de nuestros clientes. Imagine que desea clasificar a los clientes en función de su nivel de deuda con usted:

• $ 0: Ninguno
• Hasta $ 500: bajo
• $ 500 a $ 1000: medio
• Más de $ 1000: Alto

Puede hacer esto "anidando" las declaraciones IF:

1	= IF (C4 = 0, "Ninguno", IF (C4 <= 500, "Bajo", IF (C4 <= 1000, "Medio", IF (C4> 1000, "Alto"))))

Es más fácil de entender si coloca las instrucciones IF en líneas separadas (ALT + ENTER en Windows, CTRL + COMMAND + ENTER en Mac):

12345

=SI (C4 = 0, "Ninguno",SI (C4 <= 500, "Bajo",SI (C4 <= 1000, "Medio",IF (C4> 1000, "Alto", "Desconocido"))))

SI C4 es 0, devolvemos "Ninguno". De lo contrario, pasamos a la siguiente instrucción IF. SI C4 es igual o menor que 500, devolvemos “Bajo”. De lo contrario, pasamos a la siguiente instrucción IF … y así sucesivamente.

Simplificación de declaraciones IF complejas con columnas auxiliares

Si tiene varias declaraciones IF anidadas y también incluye funciones lógicas, sus fórmulas pueden volverse muy difíciles de leer, probar y actualizar.

Es especialmente importante tener esto en cuenta si otras personas utilizarán la hoja de cálculo. Lo que tiene sentido en tu cabeza, puede que no sea tan obvio para los demás.

Las columnas auxiliares son una excelente manera de solucionar este problema.

Eres analista en el departamento de finanzas de una gran corporación. Se le pidió que creara una hoja de cálculo que verifique si cada empleado es elegible para la pensión de la empresa.

Estos son los criterios:

Entonces, si tiene menos de 55 años, debe tener 30 años de servicio en su haber para ser elegible. Si tiene entre 55 y 59 años, necesita 15 años de servicio. Y así sucesivamente, hasta los 65 años, cuando sea elegible sin importar cuánto tiempo haya trabajado allí.

Puede usar una sola declaración IF compleja para resolver este problema:

1	= SI (O (F4> = 65, Y (F4> = 62, G4> = 5), Y (F4> = 60, G4> = 10), Y (F4> = 55, G4> = 15), G4 > 30), "Apto", "No apto")

¡Uf! Es un poco difícil entender eso, ¿no?

Un mejor enfoque podría ser utilizar columnas auxiliares. Tenemos cinco pruebas lógicas aquí, correspondientes a cada fila en la tabla de criterios. Esto es más fácil de ver si agregamos saltos de línea a la fórmula, como discutimos anteriormente:

12345678

= SI (O(F4> = 65,Y (F4> = 62, G4> = 5),Y (F4> = 60, G4> = 10),Y (F4> = 55, G4> = 15),G4> 30), "Apto", "No apto")

Entonces, podemos dividir estas cinco pruebas en columnas separadas y luego simplemente verificar si alguna de ellas es verdadera:

Cada columna de la tabla de la E a la I contiene cada uno de nuestros criterios por separado. Entonces en J4 tenemos la siguiente fórmula:

1	= SI (CONTAR.SI (E4: I4, VERDADERO), "Elegible", "No elegible")

Aquí tenemos una declaración IF, y la prueba lógica usa CONTAR.SI <> para contar el número de celdas dentro de E4: I4 que contienen VERDADERO.

Si CONTAR.SI no encuentra un valor VERDADERO, devolverá 0, que SI interpreta como FALSO, por lo que SI devuelve "No elegible".

Si CONTAR.SI encuentra valores VERDADEROS, devolverá el número de ellos. SI interpreta cualquier número distinto de 0 como VERDADERO, por lo que devuelve "Elegible".

Dividir las pruebas lógicas de esta manera hace que la fórmula sea más fácil de leer y, si algo va mal, es mucho más fácil detectar dónde está el error.

Uso de la agrupación para ocultar columnas auxiliares

Las columnas auxiliares hacen que la fórmula sea más fácil de administrar, pero una vez que las tiene en su lugar y sabe que funcionan correctamente, a menudo solo ocupan espacio en su hoja de cálculo sin agregar información útil.

Puede ocultar las columnas, pero esto puede ocasionar problemas porque las columnas ocultas son difíciles de detectar, a menos que observe de cerca los encabezados de las columnas.

Una mejor opción es la agrupación.

Seleccione las columnas que desea agrupar, en nuestro caso E: I. Luego presione ALT + MAYÚS + FLECHA DERECHA en Windows, o COMANDO + MAYÚS + K en Mac. También puede ir a la pestaña "Datos" en la cinta y seleccionar "Grupo" en la sección "Esquema".

Verá el grupo que se muestra sobre los encabezados de las columnas, así:

Luego, simplemente presione el botón "-" para ocultar las columnas:

La función IFS

Las instrucciones IF anidadas son muy útiles cuando necesita realizar comparaciones lógicas más complejas y debe hacerlo en una celda. Sin embargo, pueden complicarse a medida que se alargan y pueden ser difíciles de leer y actualizar en la pantalla.

Desde Excel 2022 y Excel 365, Microsoft introdujo otra función, IFS, para ayudar a que esto sea un poco más fácil de administrar. El ejemplo de IF anidado anterior podría lograrse con IFS como este:

1234567

= IFS (C4 = 0, "Ninguno",C4 <= 500, "Bajo",C4 <= 1000, "Medio",C4> 1000, "Alto",VERDADERO, "Desconocido",)

Puede leerlo todo en la página principal de la función IFS de Excel <>.

Usar IF con formato condicional

La función de formato condicional de Excel le permite formatear una celda de diferentes formas según su contenido. Dado que IF devuelve diferentes valores basados ​​en nuestra prueba lógica, es posible que deseemos usar formato condicional para hacer que estos diferentes valores sean más fáciles de ver.

Así que volvamos a nuestra tabla de bonificaciones para el personal de antes.

Devolveremos "Sí" o "No" según la bonificación que queramos ofrecer. Esto nos dice lo que necesitamos saber, pero la información no nos llama la atención. Intentemos arreglar eso.

Así es como lo haría:

• Seleccione el rango de celdas que contiene sus declaraciones IF. En nuestro caso, eso es E4: F8.
• Haga clic en "Formato condicional" en la sección "Estilos" de la pestaña "Inicio" en la cinta.
• Haga clic en "Resaltar reglas de celdas" y luego en "Igual a".
• Escriba "Sí" (o cualquier valor de retorno que necesite) en el primer cuadro y luego elija el formato que desee en el segundo cuadro. (Elegiré verde para esto).
• Repita para todos sus valores devueltos (también estableceré los valores "No" en rojo)

Aquí está el resultado:

Usar IF en fórmulas de matriz

Una matriz es un rango de valores y, en Excel, las matrices se representan como valores separados por comas encerrados entre llaves, como:

1	{1,2,3,4,5}

La belleza de las matrices es que le permiten realizar un cálculo en cada valor en el rango y luego devolver el resultado. Por ejemplo, la función SUMPRODUCT toma dos matrices, las multiplica y suma los resultados.

Entonces esta fórmula:

1	= SUMPRODUCTO ({1,2,3}, {4,5,6})

… Devuelve 32. ¿Por qué? Trabajemos en ello:

12345

1 * 4 = 42 * 5 = 103 * 6 = 184 + 10 + 18 = 32

Podemos traer una declaración IF a esta imagen, de modo que cada una de estas multiplicaciones solo ocurra si una prueba lógica devuelve verdadero.

Por ejemplo, tome estos datos:

https://www.automateexcel.com/excel/wp-content/uploads/2020/07/SUMPRODUCT-Example-Range.png "no"> 1 = SUMPRODUCTO (SI ($ C $ 2: $ C $ 10 = $ G2, $ D $ 2: $ D $ 10 * $ E $ 2: $ E $ 10))

Nota: En Excel 2022 y versiones anteriores, debe presionar CTRL + MAYÚS + ENTRAR para convertir esto en una fórmula de matriz.

Terminaríamos con algo como esto:

https://www.automateexcel.com/excel/wp-content/uploads/2020/07/SUMPRODUCTS-IF-Results-Table.png "no"> 1 $ C $ 2: $ C $ 10 = $ G2

En inglés, si el nombre en la columna C es igual al que está en G2 ("Olivia"), SÍ multiplique los valores en las columnas D y E para esa fila. De lo contrario, no los multiplique. Luego, suma todos los resultados.

Puede obtener más información sobre esta fórmula en la página principal de SUMPRODUCT IF Formula <>.

SI en Hojas de cálculo de Google

La función SI funciona exactamente igual en Google Sheets que en Excel:

Notas adicionales

Utilice la función SI para probar si una condición es VERDADERA. Si la condición es VERDADERA, haga una cosa. Si es FALSO, haz otro. La condición debe ser una expresión lógica (por ejemplo: a1> 5), una referencia a una celda que contenga VERDADERO o FALSO, o una matriz que contenga todos los valores lógicos.

La función IF solo puede probar una condición a la vez. Sin embargo, puede "anidar" otras funciones lógicas dentro de la condición IF para probar varias condiciones a la vez:

= si (Y (a1> 0, a2> 0), VERDADERO, FALSO)
= si (O (a1> 0, a2> 0), VERDADERO, FALSO)
= si (XOR (a1> 0, a2> 0), VERDADERO, FALSO)
O Prueba de funciones si uno o mas se cumplen las condiciones.
Y las funciones prueban si todos se cumplen las condiciones.
Prueba de funciones XOR si uno y solo uno se cumplen las condiciones.

También puede "anidar" una función SI dentro de una función SI:

1	= si (a1 <0, si (a2 <0, "Ambos", "solo 1"), "solo uno")

Ahora, para algunos ejemplos concretos de cómo funciona la función SI en la práctica:

1. Inicie un libro de Trabajo nuevo.

2. En la celda A1 ingrese el valor 10 (y presione Entrar)

3. Luego, en la celda B1 ingrese la siguiente fórmula:

1	= SI (A1> 5, "MAYOR QUE 5", "MENOS DE 5")

4. La pantalla debería verse así ahora:

5. Si ingresó la fórmula correctamente, verá el mensaje "Mayor que 5" en la celda B1.

6. La fórmula que ingresó en la celda B1 realiza la prueba "A1> 5", es decir, verifica si el valor en la celda A1 es mayor que 5. Actualmente, el valor en la celda A1 es 10, por lo que la condición es VERDADERA y el mensaje Aparece "MAYOR QUE 5"

7. Si ahora cambiamos el valor en la celda A1 a 2:

Entonces, el mensaje en la celda B2 ahora es "MENOS DE 5" ya que la condición es FALSA.

8. Puede seguir cambiando el valor en la celda A1 y el mensaje en la celda B2 se ajustará en consecuencia.

9. Por supuesto, hay situaciones en las que la afección podría dar resultados nocivos:

• ¿Qué sucede si ingresamos el valor 5 en la celda A1?

• ¿Qué pasa si dejamos la celda A1 en blanco?

• ¿Qué pasa si ponemos algún texto en la celda A1, por ejemplo, la frase PERRO?

Más sobre la función IF de Excel

Ahora veremos la función SI con más detalle. Se puede utilizar para analizar grandes cantidades de datos con mucha facilidad.

Imagina que eres un Gerente de Ventas de Área y tienes un Equipo de Ventas. Puede registrar las ventas totales que hace cada persona en una simple hoja de cálculo de Excel:

Suponga que el criterio para obtener una bonificación es que las ventas realizadas por esa persona superen las 40.000 libras esterlinas. Podrías simplemente analizar los datos y determinar que solo Anton, Newton y Monique cumplieron el objetivo.

Esto es bastante fácil cuando solo tiene un puñado de nombres. Sin embargo, si tiene varios, existe la posibilidad de error. Afortunadamente, al utilizar la función SI de Excel, se puede hacer mucho más rápido y de forma más segura.

Configure un nuevo libro de trabajo y escriba los datos como se indica arriba. Luego, en la celda D4, escriba la siguiente fórmula: -

1	= SI (C4> 40000, "BONIFICACIÓN PAGABLE", "SIN BONIFICACIÓN")

para que tengas:

Observe cómo Excel muestra la estructura de la fórmula IF, que es una ayuda memoria útil.

Habiendo escrito la fórmula, presione ENTER y verá que se evalúa para la primera fila:

La fórmula ha sido evaluada para Martin, ya que ganó menos de 40.000 libras esterlinas y no tiene derecho a ningún bono.

Y luego arrastramos las fórmulas hacia abajo haciendo clic en la esquina inferior derecha y arrastrando hacia abajo podemos determinar si cada persona tiene derecho a un bono:

Y vemos que Excel ha determinado qué personal de ventas tiene derecho a un bono.

Regrese a la lista de todas las funciones en Excel

Declaraciones IF de VBA

También puede usar If Statements en VBA. Haga clic en el enlace para obtener más información, pero aquí hay un ejemplo simple:

1234567

Sub Test_IF ()Si Rango ("a1"). Valor <0 entoncesRango ("b1"). Valor = "Negativo"Terminara siTerminara si

Este código probará si el valor de una celda es negativo. Si es así, escribirá "negativo" en la siguiente celda.