Cómo crear un diagrama de pasos en Excel

Este tutorial demostrará cómo crear un gráfico de pasos en todas las versiones de Excel: 2007, 2010, 2013, 2016 y 2022.

Los gráficos de pasos, que se utilizan comúnmente para analizar las fluctuaciones de precios y se cortan del mismo modo que los gráficos de líneas, vienen al rescate cuando necesita mostrar de manera ordenada saltos cuantitativos regulares o esporádicos en valores, precios, tasas de interés, etc.

Sin embargo, dado que el gráfico no es compatible con Excel, tendrá que esforzarse un poco para trazarlo usted mismo. Para ahorrarle tiempo, desarrollamos el complemento Chart Creator, una herramienta fácil de usar para crear gráficos avanzados de Excel en segundos.

En este tutorial paso a paso, aprenderá a crear un gráfico de pasos sencillo desde cero en Excel:

Empezando

Con fines ilustrativos, supongamos que está a punto de lanzar una campaña de marketing masiva para su marca y necesita averiguar dónde invertir su dinero publicitario en 2022.

A medida que examina los diferentes canales de marketing en busca de la opción de mejor rendimiento, se propone trazar un gráfico de pasos que muestre el costo de adquisición de clientes de marketing por correo electrónico (CAC) a partir de 2022, la métrica fundamental que mide el costo de los esfuerzos de marketing necesarios para ganar un nuevo cliente.

Dicho esto, aquí hay una tabla de muestra que resume el desempeño del canal de marketing en 2022:

En los negocios, el tiempo es dinero, así que comencemos.

Paso # 1: Clone la tabla de datos original.

Dado que la creación de un gráfico de pasos implica una gran cantidad de manipulación de datos, cree una copia de la tabla que contiene los datos originales para mantener las cosas más organizadas.

Paso # 2: Duplique todos los valores en la tabla clonada.

Como solución alternativa para transformar un gráfico de líneas en un gráfico de pasos, en la tabla recién creada, configure dos conjuntos de datos idénticos que contengan los mismos valores.

Para hacer eso, resalte todos los valores en la segunda tabla y presione Ctrl + C para copiar las celdas seleccionadas. Luego, seleccione la primera celda vacía debajo de la tabla (en nuestro caso, D14) y presione Ctrl + V para pegar los datos.

Así es como se ve en la práctica:

Paso # 3: Ordene la tabla por la columna de fecha de la más antigua a la más nueva.

Es hora de sentar las bases para las etiquetas de datos personalizadas que creará más adelante.

1. Resalte toda la tabla clonada (D1: E25).
2. Navega al Datos pestaña.
3. En el Filtro de clasificación grupo, seleccione el "Clasificar" botón.
4. En cada menú desplegable, ordene por lo siguiente:
   1. Para "Columna," Seleccione "Mes” (Columna D).
   2. Para "Ordenar por" Seleccione "Valores” / “Valores de celda.”
   3. Para "Pedido," Seleccione "De más antiguo a más nuevo.”
5. Hacer clic OK para cerrar el cuadro de diálogo.

Paso # 4: Desplace los valores de costo una celda hacia abajo.

Esta sencilla técnica le evitará la molestia de tener que escribir manualmente los valores para cada fecha.

Resalte todos los valores de la columna CAC (columna E) en la tabla duplicada. Luego, mueva todo una celda hacia abajo presionando Ctrl + X para cortar los datos entonces Ctrl + V en la siguiente celda hacia abajoE3) para pegarlo en su nueva posición.

Paso n. ° 5: elimine la primera y la última fila de la tabla duplicada.

Una vez allí, elimine la primera y la última fila de la segunda tabla y mueva los datos restantes debajo de los encabezados de las columnas para que las columnas vuelvan a estar uniformes.

Resaltar celdas D2 y E2, haga clic derecho y seleccione Borrar. En el cuadro de diálogo, elija Desplazar celdas hacia arriba. Haz lo mismo para el celular E25.

Paso # 6: Diseñe las etiquetas de datos personalizadas.

Nuestro siguiente paso es diseñar las etiquetas de datos personalizadas solamente para los valores del gráfico que reflejan los datos originales y omiten los puntos de datos auxiliares, que los mantienen todos juntos.

Primero, configure una nueva categoría de datos llamada "Etiqueta" en la columna adyacente a la segunda tabla (en nuestro caso, la columna F).

Una vez allí, para crear las etiquetas que contienen las fechas emparejadas con los valores correspondientes, necesita liberar el poder de las funciones IF, CHAR y TEXT. Este cóctel especial de funciones de Excel nos ayudará a realizar la tarea:

1	= SI (E2E1, TEXTO (E2, "$ #, ##") & CHAR (10) & TEXT (D2, "mmm"), "")

Para los no iniciados, aquí está la versión decodificada de la fórmula:

1	= SI ({El costo en la celda E2} {El costo en la celda E1}, TEXTO ({El costo en la celda E2}, "{Dar formato al valor como moneda}") & CHAR (10) & TEXT ({La fecha en la celda D2 }, "{Dar formato al valor en el formato de mes}"), "")

En un lenguaje sencillo, la fórmula compara los valores E1 y E2 entre ellos, y si no coinciden, la celda F2 se llena con la etiqueta personalizada que muestra el mes y el costo correspondientes. los CHAR (10) La función permanece constante y representa un salto de línea. De lo contrario, la fórmula devuelve un valor en blanco.

Así es como se ve cuando la goma sale a la carretera:

Ahora, arrastre el controlador de relleno en la esquina inferior derecha de la celda seleccionada hasta el final de la columna F para ejecutar la fórmula para las celdas restantes (F3: F24).

Paso # 7: Crea un gráfico de líneas.

Ahora se han eliminado todos los obstáculos. Es hora de crear un gráfico de líneas simple y ver qué sucede.

1. Resalte todas las celdas que contienen los valores de fecha y costo (D2: E24).
2. Ve a la Insertar pestaña.
3. Haga clic en el "Insertar gráfico de líneas o áreas”Icono.
4. Escoger "Línea.”

¡Milagrosamente, aparece una tabla de pasos! Sin embargo, vale la pena mencionar una advertencia. Suponga que se propone analizar el rendimiento del marketing por correo electrónico solo durante un período de tres meses:

Como habrás notado, el eje horizontal parece bastante desordenado. Afortunadamente, solucionar el problema es tan fácil como pelar guisantes. Primero, haga clic con el botón derecho en el eje horizontal (las etiquetas en la parte inferior) y seleccione "Eje de formato.”

En el panel de tareas que aparece, haga lo siguiente:

1. Cambie al Opciones de eje pestaña.
2. Debajo Tipo de eje, Selecciona el "Eje de fecha" boton de radio.
3. Debajo Unidades, selecciona el Base valor a "Días / Mes / Año, ”Dependiendo de sus datos reales.

Ahora, volvamos a nuestra tabla de pasos.

Paso # 8: agregue las etiquetas de datos.

A continuación, debemos agregar al gráfico de pasos las etiquetas de datos personalizadas que ha creado previamente.

Haga clic con el botón derecho en la línea que ilustra las fluctuaciones de costos y seleccione "Agregar etiquetas de datos.”

Paso # 9: agregue las etiquetas de datos personalizadas y elimine los valores de etiqueta predeterminados.

Haga clic con el botón derecho en cualquiera de las etiquetas del gráfico y seleccione "Dar formato a etiquetas de datos.”

Una vez que aparezca el panel de tareas, haga lo siguiente:

1. Ve a la Opciones de etiqueta pestaña.
2. Comprobar el "Valor de las celdas " caja.
3. Resalte todos los valores de la columna Etiqueta (F2: F24).
4. Haga clic en "OK”Para cerrar la ventana de diálogo.
5. Desmarca la casilla "Valor" cuadro para eliminar las etiquetas predeterminadas.

Paso # 10: Empuje las etiquetas sobre la línea del gráfico.

¡Casi terminamos! Como toque final, debe alinear las etiquetas en los lugares correctos. Las etiquetas que representan los aumentos de costos se colocarán encima de la línea. Por el contrario, las etiquetas que muestran las reducciones de costos se moverán hacia abajo debajo de la línea.

En el Dar formato a etiquetas de datos panel de tareas, debajo del Opciones de etiqueta pestaña, desplácese hacia abajo hasta Posición de la etiqueta y seleccione la opción "Encima.”

Paso # 11: Mueva las etiquetas que muestran las caídas de costos por debajo de la línea del gráfico.

Finalmente, seleccione las etiquetas una por una que muestren las gotas en el CAC y configure el Posición de la etiqueta valor para cada uno a "Debajo.”

Para un último ajuste, ponga las etiquetas en negrita (Pestaña Inicio> Fuente) y cambie el título del gráfico. Su tabla de pasos está lista.

Así que ahí lo tienes: más información que conduce a mejores decisiones, ¡todo gracias a tu diagrama de pasos!