Ordenar / alfabetizar una lista desplegable en Excel y Google Sheets
Este tutorial demostrará cómo alfabetizar una lista desplegable en Excel y Google Sheets.
Cuando ingresamos datos repetitivos en Excel, a veces puede ser útil tener una lista desplegable de opciones para seleccionar. Una nueva y poderosa característica de Excel 365 es la capacidad de ordenar datos y mostrar solo datos únicos en una lista debido a una nueva característica llamada Funciones de matriz dinámica.
Para obtener una lista desplegable de valores únicos ordenados alfabéticamente, necesitamos usar dos de estas nuevas funciones, a saber, las funciones UNIQUE y SORT. Luego, podemos usar Validación de datos para crear nuestra lista desplegable a partir de los datos devueltos por estas funciones.
Tenga en cuenta que también es posible ordenar alfabéticamente usando VBA.
La función SORT
La función SORT nos permite ordenar una lista de datos en orden alfabético.
En una celda en blanco a la derecha de nuestros datos, podemos escribir la siguiente fórmula:
| 1 | = CLASIFICAR (B3: B13) |
Cuando presionamos ENTER, o hacemos clic en la marca de verificación para ingresar la fórmula en Excel, aparecerá una lista de valores ordenados del rango seleccionado debajo de la celda en la que ingresamos nuestra fórmula. Esto se conoce como el "rango de derrame".
El rango de derrame genera automáticamente todos los valores únicos que están contenidos en el rango seleccionado. Observe que en la barra de fórmulas, la fórmula está atenuada en este rango de derrame debido al hecho de que es una fórmula de matriz dinámica. Si elimináramos la fórmula en la celda G2, por ejemplo, el rango de derrame también se borraría. El rango del derrame es identificable por la delgada línea azul que aparece a su alrededor.
La función ÚNICA
La función UNIQUE es otra función de matriz dinámica que nos permite extraer valores únicos de una lista.
En una celda en blanco a la derecha de nuestros datos, podemos escribir la siguiente fórmula:
| 1 | = ÚNICO (B3: B13) |
Al igual que con la función CLASIFICAR, tan pronto como presionemos la tecla ENTRAR, la función ÚNICA se extenderá al rango de derrame y completará la columna debajo de la celda donde hemos ingresado la fórmula. La lista solo mostrará valores únicos de nuestro rango seleccionado original y, como es una fórmula de matriz dinámica, no podemos modificar o alterar la fórmula en este rango de derrame.
Combinando las funciones SORT y UNIQUE
Al combinar las funciones SORT y UNIQUE juntas, podemos obtener una lista que solo muestra valores únicos y se clasifica en orden alfabético.
| 1 | = CLASIFICAR (ÚNICO ((B3: B13))) |
NOTA: No importa en qué orden anidamos las funciones; también podríamos usar la fórmula = ÚNICO (CLASIFICAR (B3: B13)).
Crear la lista desplegable
Ahora podemos usar este rango de celdas para crear una lista desplegable para seleccionar usando Validación de datos.
1. Seleccione el rango de celdas donde deseamos que aparezca la lista desplegable, y luego en el Cinta, Seleccione Datos> Validación de datos.
2. Ahora seleccione Lista desde el Permitir lista, luego escriba la fórmula para el Fuente de la lista.
Es necesario poner el hashtag (#) después de la fórmula para que Excel sepa que requerimos todo el rango de derrame y no solo el valor en la celda individual (por ejemplo, G2).
3. Haga clic en OK para crear la lista desplegable ordenada en el rango seleccionado.
Cómo ordenar alfabéticamente una lista desplegable en Google Sheets
los CLASIFICAR y ÚNICO Las funciones funcionan de la misma manera en Google Sheets que en Excel.
1. Para crear la lista desplegable, destacar el rango de celdas que contendrá la lista desplegable, y luego en el Menú, Seleccione Validación de datos.
2. Si bien el rango de celdas para contener las listas desplegables se completará automáticamente a partir de nuestra selección anterior, debemos ingresar el Criterios. Lista de un rango se selecciona automáticamente y luego debemos ingresar todo el rango de celdas para la lista de criterios (por ejemplo, G3: G7). La funcionalidad de hashtag que utiliza Excel no existe en Google Sheets.
3. Haga clic en Ahorrar para insertar la lista desplegable ordenada en la hoja de cálculo de Google.
