Expandir / Contraer filas o columnas en Excel y Hojas de cálculo de Google
En este artículo, aprenderá a expandir y contraer filas o columnas agrupándolas en Excel y Hojas de cálculo de Google.
Excel nos permite agrupar y desagrupar datos, lo que nos permite expandir o contraer filas y columnas para organizar mejor nuestras hojas de cálculo. Esto es posible por agrupar datos manualmente o usando el Esquema automático opción.
Agrupar y desagrupar filas manualmente
Si queremos filas de grupo en Excel, necesitamos tener los datos organizados de una manera que sea compatible con la funcionalidad de agrupación de Excel. Esto significa que necesitamos varios niveles de información ordenados correctamente y subtotales para cada nivel de información que queremos agrupar. Además, los datos no deben tener filas ni espacios en blanco.
En el siguiente ejemplo, tenemos las ventas totales por mes por producto. Por lo tanto, los datos se ordenan por mes y producto y tenemos subtotales para cada mes, como queremos datos de grupo por mes.
Para agrupar datos para 21 de enero y 21 de febrero:
1. (1) Seleccionar datos en la columna que queremos agrupar. En nuestro caso eso es 21 de enero, por lo que seleccionaremos C2: C8. Entonces, en el Cinta, (2) vaya a la Datos pestaña, y en la Esquema sección, (3) haga clic en el Grupo icono. (Tenga en cuenta que también puede usar un atajo de teclado en su lugar: ALT + MAYÚS + flecha derecha).
3. En la nueva ventana, dejar las filas seleccionadas ya que queremos agrupar filas y hacer clic OK.
Como resultado, obtenemos la barra de contorno en el lado izquierdo con 21 de enero agrupados.
4. Si queremos colapsar este grupo de datos, solo necesitamos haga clic en el signo menos en la barra de esquema.
Como se muestra en la siguiente imagen, todas las filas con 21 de enero en la Columna C ahora están colapsados y solo el subtotal para este período permanece visible.
5. Como en el paso 4, podemos expandir el grupo (mostrando filas) de nuevo, por haciendo clic en el signo más. Siguiendo exactamente los mismos pasos, también podemos agrupar datos para 21 de febrero.
Agrupar y desagrupar varios niveles de datos
Digamos que queremos agregar otro nivel de agrupación de datos: Producto. Primero, agregue un subtotal para todos los productos.
Actualmente, tenemos dos grupos para Mes nivel y subtotales por meses y productos. Ahora, queremos agregar grupos de productos. Podemos hacer esto exactamente de la misma manera que lo hicimos durante meses. En este caso, agregaremos seis grupos de datos, seleccionando, por separado, Teclado (D2: D4), Ratón (D6: D7), etc. Como resultado, nuestros datos y barras de contorno se parecen a la imagen de abajo.
Ahora tenemos dos barras de contorno y la segunda representa grupos de productos. Por lo tanto, podemos contraer todos los grupos de productos y tener los datos organizados de manera que muestre solo subtotales por mes por producto.
Agrupar y desagrupar filas mediante el esquema automático
En lugar de crear grupos manualmente, también podemos dejar que Excel contorno automático nuestros datos. Esto significa que, si tenemos datos bien estructurados, Excel reconocerá grupos y datos de grupo automáticamente.
Para permitir que Excel describa los datos automáticamente, (1) haga clic en cualquier parte de los datos, luego en el Cinta, (2) vaya a la Datos pestaña, haga clic en el flecha debajo del icono de grupoy (3) elegir Esquema automático.
Obtenemos casi las mismas barras de contorno que en el ejemplo manual porque Excel puede reconocer grupos de datos. La única diferencia es que la opción Esquema automático crea un grupo más para el Gran Total, que puede contraer todos los datos excepto el Total.
Para eliminar barras de contorno creado por Auto Outline, (1) haga clic en cualquier parte de los datos luego en el Cinta, (2) vaya a la Datos pestaña, haga clic en el flecha debajo del icono Desagrupary elija (3) Esquema claro.
Esto eliminará todas las barras de contorno y desagrupará todos los datos.
Expandir y contraer todo el esquema
Decir que queremos colapsar todo el contorno (por ejemplo, Mes). En la barra de esquema, en la parte superior, haga clic en el número de la barra de contorno queremos colapsar (en nuestro caso, nivel de esquema 2).
Como resultado, todas las filas con 21 de enero y 21 de febrero están contraídos y solo se muestran los totales.
Si queremos expandir todo el contorno nuevamente, (1) haga clic en Gran total, luego en el Cinta, (2) vaya a la Datos pestaña, y en la Esquema sección, (3) haga clic en Mostrar detalle.
Ahora todos los datos son visibles de nuevo y el Mes se amplía el contorno.
Agrupar y desagrupar columnas manualmente
Del mismo modo, también podemos columnas de grupo en Excel. Digamos que solo queremos mostrar SKU y el correspondiente Ventas totales.
1. Seleccionar todos los encabezados de columna que queremos agrupar (en nuestro caso C1: F1).
2. En el Cinta, Ve a la Datos pestaña, y en la Esquema sección, elige Grupo (o usa el atajo de teclado ALT + MAYÚS + flecha derecha).
2. En la pantalla emergente, (1) seleccionar columnas y 2) haga clic en Aceptar.
Como resultado, obtendremos una nueva barra de esquema, pero esta vez para las columnas.
3. Para contraer el grupo de columnas, haga clic en el signo menos al final de la barra de contorno.
Como resultado, las columnas C: F se contraen.
Agrupar y desagrupar filas en Hojas de cálculo de Google
En Hojas de cálculo de Google, solo podemos agrupar filas manualmente, así que usemos el mismo ejemplo y veamos cómo agrupar datos en las mismas categorías. Para agrupar por mes:
1. (1) Selige todas las filas con 21 de enero, luego en el menú, (2) vaya a Datos, y haga clic en (3) Grupo.
2. En la nueva ventana junto a la selección, haga clic en Agrupar filas 2 - 11.
21 de enero (Filas 2-11) ahora están agrupadas y podemos ver la barra de contorno en el lado izquierdo. La diferencia en comparación con Excel es que el signo menos / más para contraer / expandir es la parte superior de cada grupo.
3. Colapsar 21 de enero, haga clic en el signo menos en la parte superior de la barra de contorno durante meses.
Ahora, los datos del mes están contraídos y solo podemos ver los Total enero 21 hilera.
4. Ahora obtenemos el signo más, por lo que podemos expandir el grupo nuevamente.
5. Siguiendo estos pasos, también podemos agrupar 21 de febrero y cree un nuevo esquema para el Producto nivel de datos. Cuando hayamos terminado, los datos y las barras de contorno deberían verse así:
Desagrupar datos en Hojas de cálculo de Google funciona igual que la agrupación.
1. (1) Selegir los datos que queremos desagrupar (Teclado en 21 de enero- celdas D2: D4), luego en el menú, (2) vaya a Datos, y (3) haga clic en Desagrupar.
2. En la nueva ventana junto a la selección, haga clic en Desagrupar filas 2 - 4.
Esas tres filas ahora están desagrupadas y eliminadas de la barra de esquema.
Agrupar y desagrupar columnas en Hojas de cálculo de Google
Agrupar columnas se puede hacer de forma similar a la agrupación de filas.
Seleccione las columnas C: F, luego en el menú, vaya a Datosy haga clic en Columnas de grupo C - F.
Ahora, obtenemos la barra de esquema para la agrupación de columnas.
Para desagrupar columnas, seleccione Columnas C: F, ir a Datosy haga clic en Desagrupar columnas C - F.
