Una tabla dinámica es, en esencia, una forma de extraer datos y presentarlos de forma legible. Las tablas dinámicas son una excelente manera de interrogar datos y crear tablas de información que se pueden actualizar cuando cambian los datos sin procesar.
Ejemplo de trabajo: necesita una tabla que muestre lo siguiente:
- Cuántos puestos (FTE real) tiene en total
- Desglosado por título de puesto
- Desglosado por situación laboral (permanente / temporal / casual)
Una vez que tenga los datos sin procesar, cree la tabla dinámica en sus datos sin procesar:
- En la barra de herramientas, seleccione Datos> Informe de tabla dinámica y gráfico dinámico…
- Haga clic en Siguiente
- Compruebe que los datos que desea incluir en la tabla dinámica estén resaltados en la Distancia
- Haga clic en Siguiente
- Si desea que su tabla dinámica aparezca en una nueva hoja de trabajo (pestaña), haga clic en finalizar. De lo contrario, si desea que aparezca en la misma hoja de trabajo (es decir, debajo de los datos), haga clic en Hoja de trabajo existente y seleccione la primera celda después de los datos y luego haga clic en finalizar.
Debería aparecer el esqueleto de la tabla dinámica.
Si la lista de campos de la tabla dinámica (que se muestra a la derecha, arriba) no está a la vista, deberá abrirla:
- Haga clic con el botón derecho en la barra de herramientas (en cualquier lugar del cuadro de abajo):
- Seleccione Tabla dinámica.
- Hacer clic Mostrar lista de campos
- Los campos deberían estar ahora a la vista y puede arrastrar el cuadro hacia la derecha para bloquearlo en su lugar.
- Arrastre los siguientes campos a las áreas: ÁREA DE FILTRO OCULTO: Ninguno
ÁREA DEL SEPARADOR DE COLUMNAS: Tipo de Posición
AREA DE SEPARADOR DE FILAS: Título del Puesto
ÁREA DE DATOS BASE: FTE real
- Para cambiar el campo base a una suma, haga clic con el botón derecho en el campo (encerrado en un círculo a continuación):
Seleccione Configuración de campo …
Seleccione Suma.
Hacer clic Número…
Seleccione Número y 2 decimales luego haga clic en Aceptar.
Los datos deberían haber cambiado a decimales.
- Para reordenar las columnas de Tipo de posición: haga clic con el botón derecho en Casual> Orden> Mover al final
Ahora tiene su tabla terminada con las columnas en orden de Permanente, Temporal, Casual.
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El siguiente paso es arrastrar los campos que necesita a las áreas de la tabla para crear la tabla. La estructura de la tabla dinámica es la siguiente:
Uso típico de las áreas:
AREA DE FILTRO OCULTO: Filtro de posiciones financiadas de forma recurrente
ÁREA DEL SEPARADOR DE COLUMNAS: Tipo de puesto, tipo de empleo, base de empleo, clasificación
AREA DE SEPARADOR DE FILAS: Unidades organizativas, ubicaciones, títulos de posición
ÁREA DE DATOS BASE: Recuento, FTE
La tabla dinámica debería verse así:
Tenga en cuenta que los datos base se han establecido de forma predeterminada en "Recuento de FTE real". Esto significa que cada posición se ha contado como 1 irrelevante del valor FTE. Si el campo base fuera Recuento, esto sería correcto (ya que todos los valores serían 1), sin embargo, son valores FTE y requieren una suma, no un recuento.
En estos dos tutoriales (dos partes), aprenderá algunos consejos interesantes sobre las tablas dinámicas:
1) Para llenar los valores vacíos con ceros:Haga clic con el botón derecho en el campo de datos base (encerrado en un círculo a continuación)
Seleccione Opciones de tabla … Escriba 0 en las celdas vacías, mostrar (encerrado en un círculo a continuación)
Haga clic en Aceptar.
La tabla dinámica ahora debería haber reemplazado los espacios en blanco con ceros.
2) Para ocultar la columna Totales:
Haga clic con el botón derecho en el campo de datos base ("Suma de FTE real" que se muestra arriba)
Seleccione Opciones de tabla … Desmarcar Gran total de filas (encerrado en un círculo a continuación)
La columna de totales debería haberse eliminado ahora.
3) Para agregar un filtro oculto a la tabla dinámica:Arrastre el campo que contiene el filtro al área de filtro de datos ocultos (es decir, nivel de unidad organizativa 04)
Haga clic en la flecha hacia abajo para seleccionar el filtro de la unidad organizativa. Seleccione el filtro requerido (es decir, deporte y recreación)
La tabla dinámica ahora muestra solo aquellas posiciones en el nivel 04 de la unidad organizativa, Deporte y recreación.
4) Para mostrar solo los títulos de posición seleccionados:
Haga clic en la flecha hacia abajo para seleccionar el Título del Puesto filtrar
Para facilitar la selección, arrastre la lista hacia afuera para que se vean más posiciones
Si hay muchos valores en la lista y solo quiere unos pocos, comience desmarcando Mostrar todo (se muestra a continuación) para anular la selección de todos los valores
Seleccione las posiciones que desea mostrar en la tabla. (es decir, atletas y gerentes)
Haga clic en Aceptar
La tabla dinámica ahora solo debe contener atletas y gerentes.
5) Para mostrar los porcentajes del tipo de puesto para cada puesto:
Haga clic con el botón derecho en el campo de datos base (en este caso, "Suma de FTE real")
Seleccione Configuración de campo …
Hacer clic Opciones>>
Seleccione % de fila por Mostrar datos como
Haga clic en Aceptar.
Nota: En esta lista también hay opciones para % de columna y % del total siendo este último muy útil.
La tabla dinámica ahora muestra porcentajes, pero puede haber valores de error para las filas que no tienen posiciones (¡ya que no se pueden dividir por cero!).
6) Para eliminar errores de la tabla dinámica:Haga clic con el botón derecho en el campo de datos base (en este caso, "Suma de FTE real")
Seleccione Opciones de tabla …
Ingresar 0 en el Para valores de error, muestre caja
Haga clic en Aceptar.
Todos los errores ahora deben reemplazarse por ceros.
