Cómo crear un gráfico de embudo de ventas en Excel

Este tutorial demostrará cómo crear un gráfico de embudo de ventas en todas las versiones de Excel: 2007, 2010, 2013, 2016 y 2022.

Un gráfico de embudo es un gráfico que analiza las diferentes etapas de un proceso, normalmente clasificando los valores en orden descendente (de mayor a menor) de una manera que visualmente se ve como un embudo, de ahí el nombre.

Los gráficos de embudo se utilizan comúnmente en ventas, marketing y gestión de recursos humanos para analizar las fases por las que atraviesa un cliente o candidato potencial a medida que avanza hacia el punto final, ya sea firmando un trato, comprando un producto o aceptando una oferta de trabajo.

Como ejemplo, eche un vistazo al embudo de ventas que describe con gran detalle el recorrido del cliente que atraviesan los clientes potenciales para convertirse en clientes de pago, así como la cantidad de clientes potenciales que atravesaron cada fase del proceso de ventas, reflejada por el ancho de los bares.

Y en este tutorial paso a paso, aprenderá a crear este gráfico de embudo dinámico y elegante en Excel, incluso si es un novato.

El tipo de gráfico de embudo se implementó solo en Excel 2022, por lo que aquellos que usan versiones anteriores de Excel deben armar manualmente el gráfico por su cuenta. Por esa razón, este tutorial completo cubre tanto el manual como los métodos integrados para crear un gráfico de embudo.

Empezando

Para mostrarte los entresijos, como ya habrás adivinado, vamos a anatomizar el proceso de venta mencionado anteriormente.

Eche un vistazo a continuación a los datos sin procesar que se utilizarán para crear el gráfico:

Para ayudarlo a comprender el proceso, deberíamos hablar un poco más sobre los componentes básicos del conjunto de datos:

• Escenario: Esta columna caracteriza las distintas fases del proceso de contratación.
• Usuarios: Esta columna contiene los valores reales que representan la cantidad de prospectos que lograron llegar a una determinada etapa.

Ahora es el momento de pasar directamente a la acción.

Cómo crear un gráfico de embudo de ventas en Excel 2022+

Comencemos cubriendo primero el método incorporado, que solo requiere unos pocos pasos simples, para aquellos que buscan una solución rápida y sucia.

Sin embargo, debes ser consciente del precio que debes pagar por automatizar todo el trabajo sucio:

• Problemas de compatibilidad: El tipo de gráfico de embudo no está disponible en versiones anteriores de Excel, por lo que todos, excepto aquellos que usan Office 365 o Excel 2022, no podrán ver un gráfico de embudo creado con este método.
• Pobre personalización: Por definición, ceñirse a las plantillas de gráficos lo deja algo encadenado por los parámetros rígidos de los valores predeterminados de Excel, lo que significa que pierde mucho en las opciones de personalización.

De hecho, cuando sepa que el archivo se compartirá con muchas personas, será mejor que cree el gráfico manualmente desde cero.

Pero si esos problemas no le preocupan, simplemente tome el atajo que se describe a continuación.

Paso n. ° 1: cree un gráfico de embudo integrado.

Desde el principio, diseñe un gráfico de embudo predeterminado.

1. Resalte todo el rango de celdas que contiene las etapas y los valores (A1: B6).
2. Ve a la Insertar pestaña.
3. Seleccione "Insertar gráfico de cascada, embudo, stock, superficie o radar.”
4. Escoger "Embudo.”

Excel configurará automáticamente un gráfico de embudo basado en los datos que le proporcionó:

Técnicamente, tienes tu gráfico de embudo. Pero puede hacerlo mucho mejor modificando algunas cosas para que el gráfico sea más agradable a la vista.

Paso # 2: Vuelva a colorear la serie de datos.

Nuestro primer paso es mejorar la combinación de colores para transformar el gráfico de aburrido a llamativo.

1. Haga doble clic en la barra que representa el punto de datos "Dirige”Para seleccionarlo y haga clic derecho sobre él para abrir un menú contextual.
2. Haga clic en el "Llenar" botón.
3. Elegir azul oscuro de la paleta de colores.

Cambie el color de las barras restantes repitiendo el mismo proceso. Eventualmente, su gráfico de embudo debería verse así:

Paso # 3: Agrega los toques finales.

En esta etapa del proceso, puede modificar algunas cosas aquí y allá para que el gráfico se vea ordenado. Primero, elimine el borde del eje vertical que no encaja en la imagen.

Para hacerlo, haga clic con el botón derecho en el eje vertical y seleccione "Eje de formato.”

En el panel de tareas, elimine el borde en solo dos sencillos pasos:

1. Ve a la Rellenar línea pestaña.
2. Escoger "No hay línea.”

Finalmente, ajuste el color y la fuente de las etiquetas de datos para ayudarlas a destacar. (Hogar > Negrita > Color de fuente) y cambie el título del gráfico.

Una vez hecho esto, para darle forma al gráfico como un embudo (en lugar de los bordes escalonados que tiene actualmente), vaya a Paso # 9 al final del tutorial a continuación.

Cómo crear un gráfico de embudo de ventas en Excel 2007, 2010, 2013, 2016

Si bien ni siquiera tuvimos que sudar cuando usamos el método incorporado, debería ser obvio que lograr el mismo resultado tomando la ruta manual implica más trabajo de su parte.

Independientemente de las razones por las que puede optar por el método manual, que van desde obtener un control total sobre la personalización o hacer que el gráfico sea compatible con todas las versiones de Excel, hasta simplemente usar una versión anterior de Excel en primer lugar, en nuestro caso, el trabajo duro vale la pena. apagado.

A continuación, encontrará instrucciones paso a paso que cubren el proceso de creación de este colorido gráfico de embudo en Excel desde cero.

Paso # 1: Crea una columna de ayuda.

En esencia, un gráfico de embudo personalizado es un híbrido especial de un gráfico de barras apiladas alineadas al centro. Pero antes de que podamos proceder a crear el gráfico en sí, primero debemos reunir algunos datos adicionales.

Para empezar, divida los datos sin procesar con una columna espaciadora denominada "Espaciador” (columna B) que contendrá los valores ficticios para empujar los valores reales al centro del gráfico del gráfico.

Ingrese la siguiente fórmula en la segunda celda de espaciador de columna (B3) y cópielo hasta el final (B6):

1	= (MAX ($ C $ 2: $ C $ 6) -C3) / 2

Esta fórmula calcula un valor auxiliar proporcional al número de candidatos para cada fase para ayudarlo a centrar las barras de la manera correcta.

En este punto, los datos de su gráfico deben organizarse de esta manera:

Paso 2: configura un gráfico de barras apiladas.

Ahora tiene todos los datos que necesita para armar un gráfico de barras apiladas, el trampolín hacia el futuro gráfico de embudo.

1. Resalte todos los datos del gráfico (A1: C6).
2. Ve a la Insertar pestaña.
3. Haga clic en "Insertar columna o gráfico de barras.”
4. Escoger "Barra apilada.”

Inmediatamente, aparecerá un simple gráfico de barras apiladas:

Paso # 3: Oculte la serie de datos de ayuda.

El maniquí Serie "Espaciador" debería estar oculto, pero simplemente quitarlo arruinaría toda la estructura. Para solucionar el problema, conviértalo en transparente.

Haga clic derecho en cualquiera de las barras azules que representan Serie "Espaciador" y elige "Dar formato a la serie de datos.”

En el Dar formato a la serie de datos panel de tareas, oculte las columnas espaciadoras:

1. Navega al Rellenar línea pestaña.
2. Debajo "Llenar," escoger "Sin relleno.”

Paso # 4: Invierta el orden de las categorías de ejes.

En un gráfico de embudo, la base ancha en la parte superior se transforma gradualmente en el cuello estrecho en la parte inferior, no al revés. Afortunadamente, puede voltear la tabla fácilmente siguiendo unos sencillos pasos.

Haga clic con el botón derecho en el eje vertical principal y seleccione "Eje de formato.”

En el panel de tareas, invierta el orden de las categorías:

1. Cambie al Opciones de eje pestaña.
2. Comprobar el "Categorías en orden inverso" caja.

Paso # 5: Vuelva a colorear la tabla.

A medida que avanza con los siguientes pasos, cada barra horizontal debe ser congruente con el esquema de color del gráfico de embudo terminado.

Para cambiar el color de un marcador de datos determinado, haga doble clic en la barra horizontal que desea cambiar para seleccionar esa barra en particular, haga clic derecho sobre ella y seleccione "Dar formato al punto de datos”En el menú que aparece.

Una vez que aparezca el panel de tareas, modifique el color de ese punto de datos haciendo lo siguiente:

1. Ve a la Rellenar línea pestaña.
2. Debajo "Llenar," escoger "Relleno sólido.”
3. Haga clic en el "Color de relleno"Icono y elegir azul oscuro.

Repite el mismo proceso para las barras restantes. Una vez que haya ajustado el esquema de color, su gráfico debería parecerse a algo como esto:

Paso # 6: Ajuste el ancho del espacio.

Aumentemos el ancho de las barras modificando el ancho del espacio de la serie de datos.

Haga clic derecho en cualquier barra horizontal, abra el Dar formato a la serie de datos panel de tareas y ajuste el valor:

1. Ve a la Opciones de serie pestaña.
2. Selecciona el Anchura de rendija para "5%.”

Paso # 7: agregue etiquetas de datos.

Para que el gráfico sea más informativo, agregue las etiquetas de datos que muestran la cantidad de clientes potenciales que pasaron por cada etapa del proceso de ventas.

Haga clic con el botón derecho en cualquiera de las barras y haga clic en "Agregar etiquetas de datos.”

Paso # 8: Elimine los elementos del gráfico redundantes.

Finalmente, limpie el área del gráfico de los elementos que no nos sirven: la leyenda del gráfico, las líneas de cuadrícula y el eje horizontal.

Para hacerlo, simplemente haga clic con el botón derecho en el elemento del gráfico del que desea deshacerse y seleccione "Borrar.”

Además, elimine el borde del eje (Haga clic derecho en el eje vertical > Eje de formato > Relleno y línea / relleno > Línea > No hay línea). Luego, vuelva a escribir el título del gráfico predeterminado, ¡y su gráfico de embudo estará listo para funcionar!

Pero hay más. Siga leyendo para aprender cómo dar forma visual al gráfico en un embudo.

Paso # 9: Dale forma al gráfico como un embudo (opcional).

Para aquellos que se niegan a vencer al caballo muerto de los mismos datos visuales repetidos una y otra vez, puede recortar las barras horizontales para dar forma al gráfico en un embudo real.

Pero para que suceda la magia, debemos aprovechar el poder de los gráficos SmartArt. Como punto de partida, configure una pirámide invertida utilizando la función SmartArt en Excel.

1. Ve a la Insertar pestaña.
2. Golpea el "Arte inteligente" botón.
3. En el Elija un gráfico SmartArt cuadro de diálogo, navegue hasta el Pirámide pestaña.
4. Escoger "Pirámide invertida.”
5. Hacer clic "OK."

Esto es lo que debería aparecer instantáneamente en su hoja de cálculo:

Para llevar a cabo el truco, el número de niveles piramidales debe ser igual al número de categorías en el gráfico de embudo, representado por las seis etapas del proceso de contratación.

Tres menos, quedan dos. Para agregar los niveles de pirámide que nos faltan, haga lo siguiente:

1. Seleccione la pirámide invertida.
2. Ve a la Diseño pestaña.
3. Haga clic en "Agregar forma”Para agregar un nivel extra a la pirámide. Repite el proceso tantas veces como necesites.

Se han sentado las bases para su gráfico de embudo optimizado. Ahora, convierta el gráfico SmartArt en una forma regular para que pueda pegarlo en el gráfico de embudo.

Seleccione toda la pirámide invertida, haga clic derecho sobre ella y elija "Convertir a formas.”

Finalmente, replica el esquema de colores del gráfico de embudo.

Para cambiar el color de un nivel de la pirámide, haga doble clic en el nivel para seleccionarlo, luego haga clic derecho sobre él y seleccione "Forma de formato.”

En el Forma de formato panel de tareas, vaya al Rellenar línea pestaña. Debajo "Llenar," escoger "Relleno sólido”Y elija el color que desee.

Para su conveniencia, aquí está la pirámide invertida con la que debería terminar al final de esta fase:

Paso # 10: Inserte la pirámide invertida en el gráfico de embudo (opcional).

Una vez configurada la pirámide, inserte la forma nivel por nivel en el gráfico de embudo de la siguiente manera:

Haga doble clic en el nivel superior de la pirámide invertida, haga clic derecho sobre él y seleccione "Dupdo"O presione la combinación de teclas Ctrl + C.

Con ese nivel copiado en el portapapeles, seleccione la barra horizontal correspondiente en el gráfico de embudo y abra el Dar formato al punto de datos panel de tareas (Haga doble clic > Botón derecho del ratón > Dar formato al punto de datos).

Ahora, agregue el nivel de pirámide copiado como el "relleno de textura" del punto de datos:

1. Ve a la Rellenar línea pestaña.
2. Cambio "Llenar" para "Relleno de imagen o textura.”
3. Debajo "Fuente de imagen," escoger "Portapapeles.”

Repita el proceso para cada barra del gráfico de embudo. ¡Ta-da! Acaba de cruzar la línea de meta y tiene un impresionante gráfico de embudo de ventas listo para sorprender a todos.